Q.말 그대로 답정너인 상대와 회의를 하거나 대화를 할 때는 어떻게 하면 좋을까요? 열린 마음으로 다양하게 접근해 보고, 논리적으로 단계를 설명해도 커뮤니케이션이 안 될 때는 어떻게 하는 게 좋을까요?

A.

답정너와 본인의 관계에 따라서 커뮤니케이션 방식이 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 본인보다 높은 직급의 사람이 답정너인 경우에는, 최대한 많은 설득 자료를 준비하는 게 좋습니다. 

그럼에도 불구하고 설득이 어려운 경우에는 상대방이 커뮤니케이션 의도가 없어 보입니다. 따라서 그 사람과 커뮤니케이션을 직접적으로 수행하는 것보다 그 사람의 동료 직급자에게 이야기를 하는 식으로 표현해 보는 것도 좋겠습니다.

Q.회의록 등은 익숙하지만 태스크 매니저의 사용이나 산출물화 등 어떤 때는 일을 위한 일을 만드는 게 아닌가 하는 때도 있곤 합니다. 이런 견해에 대해서는 어떻게 생각하시는지요? 업무 커뮤니케이션 보존에 대한 노하우가 있을까요?

A.

태스크 매니저는 처음 도입할 때 어렵고, 일을 위한 일을 만드는 것이 아닌가란 생각이 들 수도 있습니다. 그러나 실제로 내가 어떻게 일하는 지를 측정하는 가장 중요한 도구이기 때문에 일을 위한 일은 아니라고 생각합니다.

무엇보다 ‘내가 하는 일의 관리’는 현재 일의 볼륨, 소요 시간 등을 가장 객관적으로 측정할 수 있게 되고, 해당 데이터를 수집하고 난 후에 업무를 ‘관리’할 수 있게 됩니다.

그렇게 데이터를 수집하고, 데이터를 기반으로 논의하기 시작하면, 그 때부터는 어떻게 앞으로 업무를 계획할 지가 보이게 되고, 거기서부터 여러 이해관계자와 원활히 소통이 가능해집니다.

Q.업무 마감일을 어떻게 정하시나요? 업무 마감일을 미리 예측할 수 있는 방법이 있으신가요?

A.

우선 스펙을 분석하고, 하루에 작업 가능한 (마무리할 수 있는) 기능들로 잘게 쪼갠 뒤 태스크 매니저에 등록합니다.

그리고 해당 기능들을 모두 구현할 거라 예상되는 시간을 업무 마감일로 정해두고, 실제로 업무 마감까지 소요된 시간을 측정한 후 다음 업무 계획에서 조금씩 조정하는 식으로 진행합니다.

그렇게 하다보면 업무 마감일이 어느 정도 예측 가능해지고, 거기서 버퍼를 1~2일 정도 더 두는 식으로 관리해 보길 바랍니다.